Jurnal Akuntansi & Keuangan

Urgensitas Pengaplikasian Software Keuangan pada UKM di Indonesia

Written by Paula Widiastuti, SE, MSM on 6/02/2008

Tujuan pendirian perusahaan tak lain tak bukan adalah untuk menghasilkan profit bagi pemilik perusahaan (Ross, 2004). Keuntungan tersebut merupakan selisih dari biaya-biaya yang telah dikeluarkan dengan pendapatan yang diterima, tentu saja perusahaan harus dapat men-generate cash flow lebih banyak daripada pengeluarannya.

Profitabilitas dan perkembangan usaha dapat dianalisa dari laporan keuangan. Secara umum laporan yang sering dipakai adalah Balance Sheet (Neraca) dan Laporan Laba Rugi (Income Statement). Selain profitabilitas, dari laporan keuangan tersebut dapat terjawab 3 pertanyaan penting menyangkut keberlanjutan bisnis, antara lain capital budgeting, financing decision dan short-term finance (net working capital). Capital budgeting decision adalah keputusan untuk menentukan strategi bisnis jangka panjang apa yang akan dijalankan. Sedangkan bagaimana membiayai investasi jangka panjang tersebut berkaitan dengan financing decision. Pertanyaan ketiga adalah bagaimana mengelola kas harian yang akan terjawab dari short-term financing. Ketiga keputusan tersebut akan membantu manager keuangan dalam suatu perusahaan untuk menjalankan tugas utamanya yaitu create value atau menciptakan nilai dari suatu perusahaan.


Laporan keuangan yang akan dianalisa untuk menentukan keputusan financial pada suatu perusahaan berasal dari data-data transaksi keuangan yang diolah menjadi laporan keuangan oleh bagian accounting. Pada bagan di bawah ini diperlihatkan hubungan antara bagian akunting dengan pengambil keputusan keuangan.

Transaksi keuangan dicatat pada Journal Voucher kemudian diposting ke dalam General Ledger (Buku Besar), berdasarkan saldo General Ledger akan disajikan menjadi Balance Sheet, Income Statement, laporan perubahan modal dan Cash Flow Report. Proses ini disebut siklus akuntansi.

Siklus Akuntansi di perusahaan besar
Saat ini, siklus akuntansi sudah tidak dikerjakan secara manual lagi. Sebuah survey yang dilakukan oleh AICPA pada tahun 2005 terhadap UKM di Amerika, pengolahan data-data keuangan secara manual tinggal 12% dari seluruh proses akuntansi di suatu perusahaan, sisanya telah dibantu oleh aplikasi keuangan. Telah terjadi pergeseran dari kertas dan pen ke aplikasi akuntansi, kegiatan tulis menulis secara tradisional di mana akuntan dipenuhi dengan tumpukan invoice telah menjadi kegiatan kuno (Lisa Spinelli, 2005). Revolusi dalam teknologi informasi dan komunikasi telah mendorong kemajuan dalam teknologi, produk dan proses, serta terbentuknya masyarakat informasi. Dalam dunia usaha dituntut untuk tampil adaptif terhadap perubahan yang terjadi dengan perbaikan strategi dan operasi perusahaan agar dapat bertahan dalam kompetisi dunia usaha yang semakin ketat. Salah satu unsur strategis bagi bisnis adalah olah data akuntansi secara cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan bisnis. Perkembangan perangkat lunak (software) akuntansi berbasis komputer yang semakin canggih dan mudah dioperasikan (user friendly) merupakan iklim yang kondusif bagi dunia bisnis yang dinamis.

Dengan menggunakan perangkat lunak, akuntan dengan mudah mencatat setiap transaksi keuangan, informasi cepat tersebar, proses pelaporan tidak lambat, proses audit mudah, serta tidak perlu mengulang posting berkali-kali. Mutu laporan yang sudah distandarisasi sistem, hemat ruang, tenaga serta pikiran serta sangat efektif dan efisien sehingga laporan keuangan dapat dihasilkan dalam waktu yang cepat dan hasil yang akurat.

Pada perusahaan besar (corporate) laporan keuangan dihasilkan dengan bantuan teknologi maju yang disebut ERP (Enterprise Resource Planning). Software ERP merupakan tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktifitas sehari-hari. ERP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mampu mendukung semua transaksi yang dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi tersebut bekerja secara berkaitan satu sama lainnya. Modul yang tersedia antara lain Sales dan Distribution, Materials Management, Production Planning, Human Resources Management dan Financial Accounting. Sistem ini bertujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat dalam suatu organisasi, misalnya dalam perusahaan manufacturing, ini berarti keseluruhan proses supply chain mulai dari supplier sampai dengan customer dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi. Software ERP yang banyak digunakan oleh corporate di Indonesia di antaranya adalah SAP (System Application and Product in data processing) dan Oracle. Software ini sudah diimplementasikan di Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan perusahaan besar lainnya. Software tersebut bukan sekedar perangkat lunak yang dapat menghasilkan laporan keuangan neraca dan rugi laba, tetapi sampai ke analisis keuangan dan perencanaan anggaran serta perencanaan strategis.

Gambar 2.
Siklus Akuntansi dengan Bantuan Software

PENTINGNYA MANAJEMEN KEUANGAN DI UKM

Ada pendapat yang mengatakan usaha kecil menengah adalah usaha yang dijalankan oleh 1 atau 2 orang saja, tetapi ada pula yang menyebutkan usaha yang dijalankan 50-60 orang pun masih tergolong usaha kecil menengah. Literatur lain mendefinisikan usaha kecil sebagai usaha yang terdiri dari 99 orang pekerja dengan volume penjualan tahunan dibawah 1 milyar per tahun. Negera lain ada yang membatasi 300-500 pekerja. Biro Pusat Statistik mengkategorikan Usaha Kecil sebagai suatu bentuk usaha dengan 5 hingga 19 orang pekerja dan Usaha Menengah dengan 20 orang pekerja.

Berdasarkan pengklasifkasian skala usaha kecil dan menengah menurut kriteria dari Departemen Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Republik Indonesia adalah sebagai berikut: Usaha kecil 1) Kekayaan bersih maksimal Rp 200.000.000 tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha, atau 2) Penjualan tahunan maksimal Rp 1.000.000.000 3) Milik warga negara indonesia, 4) Berdiri sendiri dan bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau berafiliasi baik langsung maupun tidak langsung dengan usaha menengah maupun usaha besar. Sedangkan usaha menengah adalah kegiatan ekonomi rakyat dengan kriteria 1) Kekayaan bersih lebih dari Rp 200.000.000 sampai dengan Rp 10 milyard; tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha, 2) Milik warga negara Indonesia, 3) Berdiri sendiri dan bukan merupakan anak perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau berafiliasi baik langsung maupun tidak langsung dengan usaha besar; 4) Berbentuk usaha orang perorangan, badan usaha yang tidak berbadan hukum dan atau yang berbadan hukum.

Menurut data Biro Pusat Statistik, pada tahun 2004 jumlah Usaha Kecil Menengah (UKM) sebanyak 43.224.077, naik sekitar 1,61 % dari tahun sebelumnya. Secara lengkap statistik UKM dapat dilihat di tabel berikut ini:

Tabel 1.

Pertumbuhan Usaha Kecil Menengah di Indonesia

Dari tabel di atas terlihat bahwa UKM di Indonesia merupakan aset ekonomi negera yang tumbuh pesat, dengan kuantitas lebih banyak daripada perusahaan besar UKM menyerap lebih banyak tenaga kerja daripada usaha besar. Pada tahun 2004, UKM menyerap 79.066. 864 tenaga kerja lebih tinggi daripada usaha besar yang hanya 409.902. UKM telah menyumbang Produk Domestik Bruto sebesar 315.372.815 pada tahun 2004 atau naik 12, 68 % dari tahun sebelumnya. Kepala Dinas Koperasi dan UKM Propinsi DKI Jakarta, Sukri Bey mengungkapkan, pembangunan ekonomi di Propinsi DKI Jakarta akan berhasil apabila berbasis Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah (UKM).

Studi yang dilakukan PT. Data Consult Inc di Indonesia pada tahun 2003 mendapati bahwa usaha kecil menengah di Indonesia banyak bergerak di sektor informal, masih sangat sedikitnya regulasi dari pemerintah dan hampir 70% di antaranya bergerak di bidang perdagangan dan pabrikan. Temuan lain dalam riset itu bahwa usaha kecil menengah di Indonesia masih membatasi jaringannya dan dikelola oleh individu dengan skill yang average dan pengalaman yang terbatas. Usaha kecil menengah sangat potensial karena tetap survive di kala krisis saat banyak usaha besar terimbas bahkan bangkrut.

Menurut data dari BPPN tahun 2002, ada sekitar 170.000 UKM bermasalah dan berada dalam pengelolaan BPPN. Pada diskusi yang diadakan oleh Yayasan Dharma Bhakti Astra pada Juli 2002 dilontarkan ide untuk mempertahankan eksistensi Usaha Kecil Menengah dengan cara memberi keringanan bunga untuk pengusaha kecil menengah yang memiliki kredit bermasalah agar dapat diberi kesempatan untuk menghitung ulang kewajiban hutangnya. Pada diskusi tersebut terungkap juga kendala UKM antara lain kurang fairnya treatment dari Perbankan untuk memperoleh akses pembiayaan, kurangnya kesempatan yang layak untuk bisa bersaing dengan usaha yang lebih besar, serta kurang akses terhadap pasar akibat belum dapat mengadopsi kemajuan teknologi informasi.

Swiss Contact adalah salah satu dari lembaga yang perduli terhadap eksistensi UKM Indonesia. Menurut riset yang mereka lakukan, untuk dapat sukses dalam era ekonomi yang dinamis UKM harus fokus pada core areas of competency. Selain itu harus ada kepedulian dari pihak di luar UKM untuk membantu meningkatkan performa, akses ke pasar dan kompetisi. Peningkatan skill pengusaha UKM sangat penting dilakukan untuk itu Swiss Contact telah memberikan pelatihan sistem keuangan dan perpajakan berbasis software dengan aplikasi Zahir Accounting pada UKM di Jepara dan sekitarnya. Setelah mendapat pelatihan keuangan dan aplikasi software, banyak UKM di Jepara berhasil memasuki pasar import dengan mengimport furniture Jepara ke pasar Amerika dan Eropa sebanyak 10 kontainer per bulannya dengan nilai lebih dari 150 juta.

Kisah sukses UKM di Jepara membuktikan bahwa kelemahan-kelemahan UKM sebenarnya dapat diatasi dengan penerapan sistem informasi berbasis komputer dan pengaplikasian perangkat lunak keuangan sebagai tools untuk menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipertanggungjawabkan disertai dengan training untuk menambah skill.

Di Indonesia, telah banyak perangkat lunak keuangan yang didevelop oleh programmer dalam negeri. Software tersebut telah mengadopsi standar akuntansi yang berlaku dan sesuai dengan peraturan perpajakan. Dengan fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan usaha kecil menengah maka harga software ini cukup terjangkau oleh kemampuan UKM. Namun penggunaannya masih terbatas pada UKM di perkotaan terutama pada bidang usaha pertokoan. Software yang cukup dikenal di kalangan UKM Indonesia antara lain Zahir Accounting, Accurate Accounting Software dan MYOB Asia serta FINA Business & Accounting Software.

Studi kasus UKM di luar Indonesia

Belum berkembangnya Usaha Kecil dan Menengah (UKM) karena terhambat faktor teknologi ternyata tidak hanya dialami oleh UKM di Indonesia, tapi juga di negara-negara ASEAN lainnya. Pada ASEAN-China Workshop yang digelar di Bandung Juli 2003 terungkap bahwa UKM di Malaysia, Myanmar, Philipina serta Thailand pun masih menghadapi persoalan yang sama menyangkut masalah teknologi ini. Minimnya penggunaan teknologi di kalangan UKM di ASEAN disebabkan oleh banyak faktor, mulai dari minimnya akses hingga ke masalah pembiayaan dan SDM. UKM di ASEAN belum banyak mempunyai akses secara langsung ke teknologi, di samping itu, masih mahalnya biaya penggunaan teknologi. Tingginya biaya penggunaan teknologi ini tentu saja tidak mampu dijangkau oleh UKM yang mayoritas mempunyai keterbatasan modal. Di sisi lain, SDM yang ada di UKM ternyata belum sepenuhnya siap mengelola teknologi yang ada padahal sebenarnya teknologi sangat dibutuhkan oleh UKM. Tujuannya guna meningkatkan daya saing yang dibutuhkan untuk memasuki pasar bebas.
Jovito Rey Gonzales dari Departemen Iptek Philipina mencontohkan kondisi di Philipina bahwa sekitar 32 persen UKM tidak memiliki nilai tambah yang dapat dipergunakan mengembangkan usaha. Nilai tambah ini tentu saja berkaitan dengan penggunaan teknologi di kalangan UKM. Penggunaan teknologi sendiri diyakini Jovito akan berdampak positif terhadap produksi. Setiap UKM dapat meningkatkan produksi. Sehingga pada akhirnya UKM tersebut mampu memenuhi permintaan pasar. Dengan demikian UKM dapat bersaing dengan usaha berskala besar di pasar bebas. Dalam hal penggunaan teknologi di kalangan UKM ini tampaknya negara-negara ASEAN harus belajar banyak dari Cina. Di negeri tirai bambu tersebut teknologi sudah merambah kalangan UKM di mana Cina mampu menyediakan teknologi dengan harga murah. Perkembangan UKM di Cina yang pesat dan kontribusi UKM yang mencapai 60 persen dari keseluruhan nilai eksport Cina dan sekitar 43 persen pendapatan negara berasal dari UKM merupakan efek positif dari penggabungan teknologi dengan ekonomi. Division Chief of China Rural Technology Development Centre, Quyang Xiaoguang, sejak tahun 1985 Cina telah membaharui sistem manajemen iptek. Caranya dengan menggabungkan teknologi dengan ekonomi. Penggabungan ini ternyata berefek positif bagi UKM di sana, karena mereka dapat memanfaatkan teknologi dengan mudah.

Pada tahun 1984, lebih dari 50% pajak di Jerman Barat terkumpul dari usaha kecil menengah. Selain itu, separuh dari Gross Domestic Product dan penyerapan tenaga kerja adalah dari sektor kecil menengah ini (Norbert 1990). Angka di Austria dan Switzerland bahkan lebih tinggi dari Jerman Barat (Aiginger, 1984). Dari sudut pandang sosial dan ekonomi, sangat penting untuk membangun daya saing usaha level kecil menengah ini (Norbert 1990).

Tujuhpuluh lima persen dari sekitar 23 ribu UKM yang ada di Amerika dikelola oleh 1-2 orang (sole propetiory) yang tidak mengerti akuntansi (Mary Grisch-Bock, 2005). Skill, harga software dan biaya implementasi yang tinggi menjadikan software ERP menjadi investasi yang tidak terjangkau menyebabkan UKM tidak segera beralih dari manual ke pengelolaan keuangan berbasis teknologi informasi. Padahal menjalankan bisnis adalah mengenai mengelola uang. Mengelola, kapan, mengapa, di mana dan berapa adalah pertanyaan krusial sebesar atau sekecil apapun bentuk usahanya (Isaac M O’Bannon, 2005). Efektifitas pengelolaan relasi bisnis (customer dan vendor), pengelolaan persediaan dan proses bisnis lain merupakan hal esensial. Pengaturan dana yang keluar dan masuk lewat sistem akuntansi pembukuan ganda (double-entry) dapat berkontribusi terhadap keakuratan data bisnis yang pada akhirnya mempengaruhi kesehatan usaha. Sembilan puluh sembilan persen dari total pasar bisnis di Amerika Serikat dijalankan oleh lebih dari 23 juta Usaha Kecil Menengah dan menyumbang lebih dari 50 persen dari gross domestic product. Suatu jumlah yang tidak sedikit dan sayangnya bisnis tersebut dikelola dengan tidak efesien. Pengusaha sangat brilian dan punya mengetahui bisnisnya lebih dari apapun tetapi tidak terlalu pandai dalam pencatatan keuangan secara profesional (Isaac M O’Bannon, 2005).

Umumnya pemilik UKM beranggapan bahwa perencanaan dan pengembangan strategi bisnis adalah tidak perlu dan naif (Deakins, 1998). UKM juga memiliki keterbatasan ketrampilan keuangan dan kurang memahami informasi akuntansi (Lawson, 1995).

Bagi Usaha Kecil Menengah, teknologi seperti terlihat sebagai suatu investasi uang dan waktu yang yang mahal dan tak terjangkau, tetapi memilih tools yang tepat akan membuat bisnis menjadi lebih mudah daripada sebelumnya (Black Enterprise, 2005). Berbeda dengan pendapat dari Josh Lackner 2005 yang tidak yakin bahwa teknologi dapat dijangkau oleh pasar menengah, karena teknologi software masih merupakan tools yang sangat mahal dan pasar menengah masih sangat price-sensitif.

Perusahaan dapat diklasifikan berdasarkan levelnya berdasarkan penyerapan teknologi dalam produk dan prosesnya menjadi 2 tipe: high and low technology firms. Perusahaan yang menerapkan teknologi tinggi cenderung memberi perhatian tinggi terhadap transformasi dan gaya kepemimpinan. 2 hal tersebut berkorelasi positif terhadap strategic planning dan indikator prestasi mayor lainnya. Di lain pihak pihak, perusahaan yang menggunakan low technology cenderung memberi perhatian pada kepemimpinan tradisional yang berkorelasi dengan strategi internal dan indikator jangka pendek. Walaupun demikian, riset menemukan bahwa low technology dapat memberi kontribusi terhadap lingkungan luar perusahaan yang sama dengan teknologi tinggi dengan mengubah perencanaan strategisnya, pola kepemimpian dan budaya organisasi (Nicholas O'Regan, Abby Ghobadian, 2005).

Pada dekade ini, telah terjadi peningkatan minat secara signifikan terhadap bisnis pada level Usaha Kecil Menengah, di Amerika 40 sampai 60 % GNP (Gross Product National) berasal dari UKM dan sekitar 50% tenaga kerja bekerja di sektor UKM (Neubauer and Lank 1998). Pentingnya memberi perhatian penuh terhadap sektor usaha kecil menengah ini terutama pada capital structure decision karena masalah-masalah bisnis lebih didominasi UKM dan perusahaan yang baru berdiri (Terpstra and Olson 1993). Masalah tersebut lebih didominasi oleh tidak kokohnya sumber-sumber pendanaan (Coleman 2000; Van Auken and Neeley 1996; Gaskill and Van Auken 1993; Welsch and White 1981; Jones 1979; and Wucinich 1979) dan manajemen pengelolaan keuangan (Berger and Udell 1998). Hasil riset oleh Randy Johson pada tahun 2005 menemukan bahwa siklus keuangan pada UKM tidak dapat mengadopsi siklus pada umumnya seperti yang pernah Berger dan Udell (1998) temukan.

Siklus pertumbuhan UKM tidak sama dengan siklus bisnis usaha besar, tidak seperti perusahaan besar dimana laporan keuangan dapat diseragamkan dengan suatu standar baku, laporan keuangan UKM tidak dapat distandarisasi. Sumber-sumber pendanaan pada UKM berasal dari lingkungan keluarga dan pinjaman, karakteristik ini berbeda dari jenis usaha lain (Johnson, 2005).

Dengan penggunaan software akuntansi akan terjadi kemajuan dramatis pada bisnis. Pada banyak organisasi, pemilihan software dapat memberi value secara signifikan terhadap organisasi (Anonymous, 2005). Kesuksesan UKM tidak lepas dari pengadopsian teknologi baru secara cepat karena investasi pada IT (Information Technology) dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi cost dan berkontribusi terhadap daya saing perusahaan (Heathfield, 1997).

Dengan digunakan software akuntansi, bagian akunting setiap saat dapat dengan mudah mengetahui berapa jumlah stok, piutang, hutang, open invoice, order dan penawaran dan data-data lain. Dengan demikian perusahaan akan mendapatkan Competitive Advantage dengan tersedianya laporan keuangan yang rapi dan dapat dipertanggungjawabkan (Nigel Yap, 2001).


KESIMPULAN

Penyajian laporan keuangan secara cepat, tepat dan akurat penting bagi analisis performa Usaha Kecil Menengah. Nilai transaksi yang besar dan semakin bertambahnya asset merupakan faktor urgensi diadopsinya software akuntasi bagi kalangan usaha kecil menengah. Migrasi dari pekerjaan yang terbiasa dikerjakan secara manual ke otomatis dan computerized tidak mudah karena harus diimbangi dengan skill yang memadai dan kesediaan untuk berinvestasi pada perangkat lunak.

Penulis mendapati belum pernah ada riset sebelumnya mengenai pengadopsian perangkat lunak akuntansi dan keuangan pada UKM di Indonesia walaupun telah banyak developer yang memberi perhatian pada sektor ini.